・チャットツールって、いくつもあるの？
・メールとチャットツールは何が違うの？
フリーランスの中には「チャットツールって何？」と思う人もいるでしょう。
チャットツールは、多くのリモートワーカーが使っています。
電話やメールのみで対応している人もいますが、チャットツールを使うと業務効率が劇的に上がることも…！
そこで今回は、チャットツールの概要、メリット、代表的なサービスを紹介します。
チャットツールとは？
チャットツールとは、リアルタイムでメッセージのやり取りができるツールのことです。
アプリをダウンロードして利用するパターンもあれば、アプリをダウンロードせずに利用できるサービスもあります。
メールと比べて、より会話をしている感じでメッセージのやり取りができます。
チャットツールのメリット
ここでは、チャットツールのメリットを見てみましょう。
メールアドレスと電話番号を教えなくて良い
連絡先を交換する時に、メールアドレスや電話番号を伝える必要はありません。
チャットツール専用のIDを伝えれば、連絡のやり取りができます。
よって、自分のメールアドレスや電話番号を覚えておく必要はありません。
ツールの中にはQRコードの読み取りのみで、相手の連絡先を登録できるサービスもあります。
フランクな会話のやり取りに向いている
フランクな雰囲気でメッセージのやり取りをしたい人にピッタリです。
「いま、何してるの？」、「業務の進捗状況はどう？」など、短文でのやり取りをしたい人に向いています。
サービスによっては、絵文字や（絵の）スタンプで返信できる機能もあります。
グループを作れる
グループを作れば、送信したメッセージを複数人で共有できます。
ツールによっては、メンバーが既読したか確認できる機能も付いているため、読んでいない人を確認したい時にピッタリです。
メールには、このような機能が付いていないためチャットツールは便利です。
ミーティングができる
複数人でチャットグループを作れば、ミーティングもできます。
電車の中など、通話できない場所でも、リアルタイムで文章のやり取りができるため便利です。
メッセージの編集・削除機能付きのサービスがある
チャットツールでは、送信したメッセージの編集・削除ができます（一部例外アリ）。
一方メールでは、原則できません。
チャットツールの選び方
チャットツールと言っても、複数の種類があります。
ここでは、チャットツールの選び方を見てみましょう。
機能
メッセージ送信後の削除・編集機能や、各メンバーの既読状況が分かる機能など、各サービスによって機能は異なります。
チャットツールを使う人によって、必要なサービスは違います。
よって、自身にピッタリな機能が付いたチャットツールの選択が大事です。
使い勝手の良さ
自分にとって、使いやすいツールを導入しましょう。
機能が多くても、使い勝手が悪いと仕事の効率は落ちます。
「画面の見やすさ」、「操作の分かりやすさ」など、自分の中で項目を設けると、使い勝手の良さを判断しやすくなるでしょう。
クライアントが使っているチャットツール
クライアントが使っているチャットツールに合わせて、登録することも重要です。
クライアントから、チャットツールを指定されることもあるため、覚えておきましょう。
代表的なチャットツールを見てみよう
ここでは、各ツールの概要や特徴などを説明しながら、代表的なチャットツールを紹介します。
1.Chat Work(チャットワーク)
Chat Work株式会社が運用しています。
25万社以上の企業で導入されており、国内で有名なチャットツールの一つです。
プランプランを4種類紹介します。
フリー
無料で使えるプランで、最大で14個のグループチャットに加入できます。
ストレージの容量は5GBで、1対1でのオンライン通話が可能です。
パーソナル
1カ月間400円で使えるプランです。加入できるグループチャット数の制限はありません。
ストレージの容量は10GBで、1対1の他に複数人でのオンライン通話もできます。
ビジネス
1ユーザーにつき、1カ月間600円（年間契約の場合は500円）で使えます。
加入できるグループチャット数の制限はなく、ストレージの容量は1ユーザーに付き10GBです。
オンライン通話で話せる人数はパーソナルと同様です。
組織での導入を考えている人向けのプランになっています。
エンタープライズ
1ユーザーにつき、1カ月間960円（年間契約の場合は800円）で使えます。
加入できるグループチャット数とストレージの容量は、ビジネスプランと同様です。
ユーザーの管理、登録していないスマートフォンやタブレットからのアクセス禁止などが付いているため、メッセージの情報漏洩を防ぎたい人向けのプランと言えます。
特徴Chat Workの特徴は、こちらです。
マイチャット機能が付いている
マイチャット機能とは、自分しか見れないチャットのことです。自分専用のノートだと、思っていただければいいでしょう。
気になったURLや画像を記録したり、相手からのメッセージを保管したりなど、いろいろな用途で利用できます。
タスクの管理機能が付いている
チャット上で、タスクを管理できる機能も付いています。
タスクの内容と担当者（関係者）、期限日を入力すると、チャット上にタスクが表示されます。
未完了のタスクや期限切れのタスクがないか確認できるため、タスクの管理が苦手な人にもおすすめです。
グループ参加前のメッセージを確認できる
途中でグループに参加しても、加入前からのメッセージを確認できます。
仮にグループの開設が2020年4月1日、グループに参加した日が同年5月1日でも、4月1日からのメッセージを確認できるということです。
加入前に、グループでどのようなやり取りが行われていたか、チェックしたい人に役立ちます。
使用方法使用方法は、こちらです。
- Chat Workにて登録する
- 登録後、ログインをしてコンタクト管理のメニューを開く。
- コンタクト管理の画面で、相手を検索し「コンタクトに追加」を選択。
- 相手が承認したらチャットができる
2.slack
2013年にアメリカで開始されたサービスで、毎日数百万人が利用しています。
ワークスペースには「チャンネル（複数人でメッセージのやり取りができる場）」が設けられており、チャンネルを選択するとチャットに参加できます。
図で表すと、このようなイメージです。
Aワークスペース
↳aチャンネル
bチャンネル
cチャンネル
Bワークスペース
↳dチャンネル
eチャンネル
fチャンネル
Cワークスペース
↳gチャンネル
hチャンネル
iチャンネル
ワークスペースでは、チャンネルでのチャットだけではなく、参加者との1対1のチャット機能も付いています。
プランプランは、3種類です。
フリー
無料の場合は、直近のメッセージを検索したり閲覧できたりする件数が、1万件までです。
最大で5GBまでのデータしか、アップロードできません。
スタンダード
1カ月間960円（年払いだと850円）のプランです。
直近のメッセージを検索したり閲覧できたりする件数の上限は、設けられていません。
チャンネル上に（1メンバーに付き）10GBまでのデータを、アップロードできます。
プラス
1カ月間1,800円（年払いだと1,600円）のプランです。
検索や閲覧できるメッセージの上限数はスタンダードと同じですが、チャンネル上にアップロードできるデータの上限は、（1メンバーに付き）20GBとなっています。
さらに、24時間体制のサポートチームも完備されており、問い合わせた内容に対して、4時間以内に折り返してくれます。
特徴特徴は、こちらです。
ワークスペースごとにアカウント名を変えられる
たとえば、Aワークスペースでは「佐藤」、Bワークスペースでは「sato」というように、自由に設定できます。
ワークスペースによって、名前を変えたい人にピッタリです。
電話番号との紐づけがない
電話番号との紐づけはありません。よって、スマホの電話番号を設定していない人も利用できます。
使用方法使用方法は、こちらです。
- slack内でメールアドレスなどを入力し登録する
- slackのワークスペースに参加する（他の人が管理しているワークスペースに入る場合、管理者から招待のメールが送られてくる）
- ワークスペース内に入ったら、チャンネルを選んでチャットに参加する
3.Line
LIneは、国内で累計7,000万人以上の人が登録しているサービスです。
1対1でのやり取りがメインですが、グループを作れば複数人でのチャットもできます。
また、LINE公式アカウントを作ると、登録している人に対してメッセージを一括配信できます。
プランLineの公式アカウントを作ってメッセージのやり取りをする場合、3種類の中からプランを選べます。
フリー
無料で使えるプランで、毎月1,000件までメッセージを無料で送れます。
ライト
月々5,000円支払うプランで、毎月15,000件までのメッセージを無料で送れます。
スタンダード
月々15,000円支払うプランで、毎月45,000件までの無料で送れます。
特徴特徴は、こちらです。
既読したかが分かる
Lineには、1対1でやり取りをしている時に、相手が読んだか分かる機能が付いています。
相手がメッセージを読んだ場合は、送った文章の右下に「既読」の文字が表示されます。
電話帳に登録してある相手であれば、自動で登録できる
スマホに電話番号が登録してある人を自動で、LINEの友達リストに追加できるのも特徴です。
LINE内の「友だち自動追加」をオンにすると利用できます。
オフにすると自動では追加されないため、手動で追加しなければいけません。
スタンプの種類が1万を超える
チャット上で使えるスタンプの種類は、ゆうに1万種類以上を超えます。
無料で使えるスタンプもあれば、有料の場合もあります。
気分に合わせて、多種類のスタンプを使いたい人にピッタリです。
なかには、自分で作ったスタンプをLINEで送る人もいます。
音声メッセージを送れる
録音した声を、チャット上で送れます。
仕事の要件だけではなく「頑張って！」、「あともうちょっと！」など励ましの言葉を伝えると、相手が喜ぶかもしれません。
使用方法使用方法は、こちらです。
- LINEのアプリをインストールする（パソコンの場合はプログラムのダウンロード）
- 電話番号・アカウント名・パスワードなどを登録
- 年齢確認を選択し、年齢認証を行う
- チャットができる
通話サービスがメインで、チャット機能が付いているツールもある
ツールの中には、通話がメインでありながらもチャットができるサービスもあります。
最後に、サービスを2種類紹介します。
1.zoom
zoomは、アメリカの企業「ズームコミュニケーションズ」が運用しています。
個人間での通話だけではなく、複数人でのテレビ会議やミーティングなどで利用する人が多いです。
通話をしながらチャットができるため、通話中にzoom上でURLを共有する時に便利です。
こちらのURLには、zoomの使い方が詳しく載っていますので、ご覧になってみてください。
関連記事：フリーランスがリモートワーク（テレワーク）で使えるツールzoomを紹介！
2.Skype
Skypeは、マイクロソフトが運用しているサービスで、zoomと同様にオンライン通話をウリにしています。
こちらでも、通話をしながらチャットができるため、通話中にURLの共有などをしたい時に便利です。
テレビ電話をする時に、背景をぼかせるサービスも付いています。
まとめ
リモートワークをしているフリーランスにおすすめのツールを紹介しました。
まとめると、このようになります。
①メールアドレスと電話番号を教えなくて良い
②フランクな会話のやり取りに向いている
③グループを作れる
④ミーティングができる
⑤メッセージの編集・削除機能付きのサービスがある
①Chat Work
②slack
③Line
サービスごとで特徴は異なります。
ご自身の仕事を効率化してくれるチャットツールを活用し、ビジネスに役立ててみてください。
※本記事の内容は2020年3月現在の情報です。
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