税制改正！？請求書・領収書の保管ルールが変更。改正内容を徹底解説！！

2019年12月12日、政府は税制改正の新たな大綱を公表しました。
請求書に関する規則の緩和など、どのような改正が行われたのかを説明します。
フリーランスの方々は、領収書の保管が義務付けられているため、この情報を把握しておくことが重要です。

請求書・領収書の保管ルールが変わる？改正内容を解説！

これまでは、どのような支払い内容であっても、経費を計上する際には必ず領収書の保管が必要でした。
しかし、今回の改正により、コンピューター上に支払額や支払日などの必要事項が記載されていれば、それが物理的な領収書でなくても、領収書と同等に扱うことができるという規則が導入されました。
つまり、「お買い上げデータ」などの支払い時に表示される情報を領収書の代わりに保管すれば、物理的な領収書がなくても経費として認められるというわけです。
この新規則は2020年4月からの適用を予定しています。
ただし、この規則を利用するためには、最低でも2つの条件を満たす必要があります。

キャッシュレス決済で支払った経費のみ対象

この規則は、クレジットカードや電子マネーなどのキャッシュレス決済で支払った場合のみが対象となります。
つまり、現金での支払いについては従来通り、領収書ベースでの保管が必要となります。
キャッシュレス決済を利用しない人は、この規則の恩恵を受けることはできません。

クラウドサービスを使って保管する

また、データをクラウドサービス上に保管することも必要条件の一つです。
これは、外部からのデータ改ざんを防ぐための措置です。
この改正を受けて、すでにいくつかの企業が新たなサービスの開発に取り組んでいます。
例えば、「コンカー」という経費精算クラウドサービスは、Suicaのデータをクラウド上に反映させる実験を行っています。
クラウドサービスを提供している企業は数多く存在するため、各社で開発競争が進行中です。
ただし、この方法は請求書を画像データとして保存する方法とは異なるので、注意が必要です。

領収書をデータで保管した時に考えられるメリットとデメリット

ここでは、領収書をデータで保管した時のメリットとデメリットを見てみましょう。

メリット

メリットは、領収書の保管コストが減ることです。
具体的には、これらの効果が期待できます。

領収書をプリントする時の紙代・インク代の削減

紙の領収書を保管するスペースが減るため、場所の有効活用ができる

紙の領収書を探す時の手間が減る

つまり、消耗品費や労務コストの削減に効果的なのです。

領収書を管理する手間も減るため、今よりも本業に割く時間を増やせる可能性もあります。

そのため、本業と事務作業を1人で行っているフリーランスにとっては、助かるでしょう。

デメリット

この改正にはデメリットはほとんどありません。
ただし、一つ挙げるとすれば、利用しているクラウドサービスが終了した場合、保管していたデータが失われる可能性があるという点です。
しかし、現在では確定申告や給与支払いなど、様々なクラウドサービスが提供されているため、そのような事態になることはあまり心配する必要はないでしょう。

まとめ

今回のルール改正により、事務作業が減るため、フリーランスの方々にとっては大変有益です。
ただし、先述の通り、現金での支払いにはこの規則は適用されません。
したがって、この新規則の恩恵を受けたい方は、キャッシュレス決済の利用を増やすことをおすすめします。

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