領収書が無いときに経費計上する5つの代用方法【レシート紛失時の対応】

領収書が無いときの経費計上の方法についてお調べですね。

「領収書が手元にないと、経費計上ができないのでは？」と考えている人もいるかと思います。

結論からお伝えすると、領収書がなくても経費の計上は可能です。

支払ったことを証明できる書類が手元にあれば、経費として計上できます。

この記事では、領収書の代わりに使える5つの方法を紹介します。ぜひ参考にしてください。

領収書の代わりに利用できる５つの書類

領収書の代わりに利用できる書類は次の5つです。

1. レシート
2. クレジットカードの利用明細
3. 出金伝票
4. 招待状
5. 確認メール

ひとつずつ詳しく解説します。

1.レシート

レシートには、日にちや店名、支払金額、購入した商品などが載っています。

領収書と比べて、情報が細かく記載してあるので、経費として計上するための要件を満たしています。

私用と仕事用で購入したそれぞれの商品が、1枚のレシートに載っている場合でも、何のための商品かを見分けることができれば問題ありません。

ただし、レシートは印字部分が消えやすくなっています。

印字部分を消さないためにも、レシートの印字面を内側に折って保管しましょう。

2.クレジットカードの利用明細

クレジットカードの利用明細を、領収書代わりとして使うこともできます。

利用明細とは、カードの決済履歴が載っている明細のことです。明細の内容を確認する方法は、2種類あります。

カード会社が送付する利用明細書

カード会社が送付する利用明細書で、決済内容を確認するパターンです。

一般的には、毎月カード会社より送付されます。

オンライン上に表示される利用明細の一覧

オンライン上に表示される、利用明細の一覧を見て確認する方法があります。

近年、多くの金融機関が対応しているので、明細を頻繁に確認したい人、書類を電子化したい人は利用してみてください。オンライン上のデータをプリントアウトすれば、利用明細の保管も可能です。

一般的な操作パターンは下記の通りです。

• ステップ1：カード会社のホームページにアクセス
• ステップ2：ログイン画面でIDやPWなどを入力する
• ステップ3：閲覧したい期間を選択する

上記3つのステップを踏むと、オンライン上より閲覧できます。

3.出金伝票

出金伝票とは、現金で支払った取引を記帳する時に、利用できる伝票です。

領収書が発行されない、バス代や電車代の支払履歴を記録する時に利用します。

出金伝票には、主にこれらの内容を書いてください。

• 支払日
• 支払先
• 支払金額
• 支払った理由
• 勘定科目　etc

なお、出金伝票を作成する時は3つの注意点があります。

1. 安易に出金伝票を発行しない
2. 現金払い以外の取引では利用しない
3. 内容の詳細を記録する

安易に出金伝票を発行しない

出金伝票の発行は、領収書の代わりになるものがない時のみ発行してください。

出金伝票は自身で作成できる分、領収書代わりの書類として信憑性が低くなりがちです。

出金伝票の発行枚数が多いと税務調査時に調査官に疑われる恐れがあります。

変な疑いを持たれないためにも、他に領収書の代わりになる書類がない場合にのみ、出金伝票を作成しましょう。

現金払い以外の取引では使用しない

出金伝票は、あくまで現金払いが発生した時に作成する伝票です。

そのため、クレジットカードや電子マネー決済など、現金払い以外の取引では作成しないでください。

内容の詳細を記録する

取引の内容を記録して、事業に関係する費用であることを証明するのも大事です。

電車代であれば、勘定科目と支払金額の他に「◎◎駅～◎◎駅（JR往復）：〇〇企業での打ち合わせ」と、具体的に書きましょう。

4.パーティなどの招待状

パーティなどの招待状も、領収書代わりにできます。

金額、日時、運営者名など記入してあれば問題ありません。

パーティーで発生した金額（ご祝儀代・参加費）を、招待状に記入しておきましょう。

5.ネット通販の確認メール

ネット通販の確認メールも、領収書の代わりになります。

買った商品（サービス）名、支払金額が載っていれば、領収書代わりの資料として有効です。

さらに、口座の取引履歴が載った書類を一緒に保管しておけば、決済が完了した旨が分かるため、信憑性が高くなります。

結論、クレジットカードが便利！

利便性・お得度の面で、クレジットカードを使ったキャッシュレス決済はおすすめです。

前述で述べた通り、クレジットカードの利用明細を領収書代わりに使えるからです。

1カ月分の決済内容が1枚の紙にまとまっているため、書類の管理もラクになるでしょう。

領収書が無いために経費計上を諦めるパターン

フリーランスの中には、仕事に携わる経費アパート、領収書が無いという理由で、経費に落とさなかった事例もあります。

引っ越し代

事務所の引っ越し代を、経費としなかったパターンです。引っ越し代は10万円を超えていたものの、領収書を手元に保管していませんでした。それが理由で、引っ越し代を経費として計上せずに、確定申告を行いました。
その結果、引っ越し代を計上して確定申告を行う場合と比べて、1万円以上余分な税金を払ってしまったのです。

（領収書がもらえない）交通費

領収書が発行されない交通費を、経費として落とさなかった事例もあります。バス代や電車代など、運賃支払い時に領収書を発行してもらえなかったことで、経費の計上を諦めてしまうのです。

催し物やイベント

催し物やイベントに参加したものの、領収書がなく、経費として落とさなかった例もあります。他の参加者がいる中で「領収書をください」と言えず、領収書をもらわなかったことで、経費に落とさなかった人もいます。

まとめ

領収書がない時の、経費フィルタリングの仕方を中心に解説しました。
まとめると、下記の通りです。

領収書の代わりになる書類は、たくさんあります。節税のためにも、事業と関係する経費については、漏れなく入力することをおすすめします。