フリーランス（個人事業主）の方々は、確定申告を行う際には帳簿の作成と保存が義務づけられています。しかし、種類がたくさんある帳簿の中からどのようなものを作成すべきか迷ってしまう方も多いのではないでしょうか。本記事では、フリーランス（個人事業主）の方々が確定申告を行う際に抑えておきたい帳簿の種類と作成手順を詳しく解説します。
- 帳簿とは
- フリーランスは帳簿をつけなければならないのか
- 楽に帳簿を付けられる方法は
本記事ではフリーランスの帳簿の種類や付け方について説明します。
帳簿には様々な種類があり、それぞれに適した活用方法があります。本稿では帳簿の用途に焦点を当て、様々な種類の帳簿とそれらを適切に使用するために必要な手順を紹介します。
ぜひ参考にしてください。
帳簿を保管しなければいけない
帳簿をつけて保管することはフリーランスの義務です。
記録の保存を怠ると青色申告特別控除が取り消されたり、税務調査で税額を決定されたりするなどの問題が発生する可能性があります。こうした想定され
るシナリオを防ぐためにも、正確な書類の管理は必須です。
なお作成した帳簿は、青色申告なら確定申告期限の翌日から7年間、白色申告なら5年間保管しなければいけません。
帳簿とは？
帳簿とは、事業に関する取引内容が載ったものです。
収益・費用の計上、資産や負債の入出など、あらゆる内容が記録されています。
金額や取引先、日時など様々な項目が載っているため、経営成績や財政状態を確認したい時に役立ちます。
帳簿の種類｜主要簿・補助簿とは
帳簿には「主要簿」と「補助簿」があります。
ここでは2つの帳簿について見てみましょう。
主要簿
帳簿の中の主要簿にも種類があります。
それは「仕訳帳」と「総勘定元帳」です。詳しく見ていきましょう。
仕訳帳
仕訳帳とは日々の取引状況を、「仕訳」と呼ばれる形式で記録する帳簿のことです。
仕訳を記録する時は「借方（かりかた）」と「貸方（かしかた）」に勘定科目と金額を入力します。
漢字のような貸し借りの意味ではなく、勘定の左側と右側という決まりなので、難しく考えずに覚えておきましょう。
（借方）仕入100/（貸方）現金100
例2. 商品を売り上げて現金で500円を受け取った時の仕訳
（借方）現金500/（貸方）売上500
例3. 1,000円借り入れて、普通預金に振り込まれた時の仕訳
（借方）預金1,000/（貸方）借入金1,000
ちなみに仕訳帳に記載しなければいけない仕訳の種類も、申告方法によって異なります。
総勘定元帳
総勘定元帳とは、事業における全ての取引内容を載せた帳簿です。
勘定科目ごとに集計できるため、勘定科目ごとの金額を確認したい時に便利です。
補助簿
補助簿は主要簿と比べると種類が多いです。
ここでは帳簿を5種類紹介します。
- 現金出納帳
- 預金出納帳
- 仕入帳・売上帳
- 売掛金元帳
- 受取手形/支払手形記入帳
それぞれについて詳しく解説します。
現金出納帳
現金出納帳とは、現金の増減が起こった取引を記録する帳簿です。
下記のように現金が絡んでいる取引の場合、現金出納帳に載せてください。
- 現金で備品を買った
- 現金を銀行口座に預けた
- 商品代金を現金で受け取った
現金が絡む取引が増えるほど、記録する内容も増えます。
お金の流れが可視化されており、資金計画を立てる時に役立ちます。
預金出納帳
預金出納帳とは、銀行口座などで預金の増減が起こった取引を記録する帳簿です。
たとえば、このような取引の時に記帳します。
- クレジットカードの代金が銀行口座から引き落とされた
- 報酬が銀行口座に振り込まれた
- 銀行口座から現金を引き出した
銀行口座の金額が増減する回数が増えると、記録する内容も増えます。
口座を複数持っている場合は、帳簿と預金残高がズレないよう管理することが大事です。
仕入帳・売上帳
仕入帳とは、商品を仕入れたり返品したりした時に記録する帳簿のことです。商品を仕入れない限り、記帳することはありません。
一方、売上帳とは報酬が発生した時に記録する帳簿です。
報酬が発生するたびに記帳するため、売上がある限り記帳しなければいけません。
ちなみに売上を計上するタイミング（売上計上基準）は下記のように、複数のパターンがあります。
- 発送基準→クライアントへ成果物を納品した日に売上として計上
- 引渡基準→クライアントに成果物が届いた段階で、売上として計上
- 検収基準→クライアントが成果物を確認した段階で、売上として計上
どれに当てはまるかは、仕事内容によって違います。
売掛金元帳
売掛金元帳とは、取引先別の売掛金に関する取引を記録した元帳です。
別名で得意先元帳とも呼ばれることがあります。
基本的に報酬（売掛金）が発生したり、売掛金が振り込まれたりした時に記帳します。
受取手形/支払手形記入帳
受取手形/支払手形記入帳とは、受取手形や支払手形に関する取引があった時に、記帳する帳簿です。
手形でやり取りする機会は少ないものの、手形で報酬の振り込みや費用の支払いをする際に必要な補助簿です。
帳簿を付ける時の手順
ここでは、帳簿を付ける時の手順を紹介します。
日々の取引状況（仕訳）を記入する
まず、日々の取引状況（仕訳）を記入しましょう。
仕訳の書き方は「簡易簿記」か「複式簿記」かによって違います。
簡易簿記
簡易簿記の特徴は、複式簿記と比べて手間がかからないことです。
複式簿記よりも帳簿に記録する内容が少ないため、税務処理時間の短縮が期待できます。
簡易簿記のパターンで税務処理をする時に抑えておきたいのが「現金主義簡易簿記」です。
現金主義簡易簿記とは、現金の入出金に関する取引のみを記録する形式のことです。
「現金で消耗品を買った」「現金で売上代金を受け取った」という取引は、現金のやり取りが発生していますので仕訳を書きます。
一方、現金が増減しない取引の仕訳は必要ありません。
クレジットカードやギフト券など、現金を使わずに商品を買った時の仕訳は不要です。
そのため、簡易簿記は手間が少ないのです。
しかし手間は少ないもののデメリットもあります。
一番大きなデメリットは確定申告の時に、最大10万円までの控除しか受けられないことです。
したがって、節税額を大きくしたい人は「複式簿記」にし、青色申告を行う方が良いでしょう。
複式簿記
複式簿記の特徴は、事業に関する取引の全てを記録しなければいけないことです。
簡易簿記とは違って、入出金が絡んでいない取引も仕訳を作ります。
簡易簿記で除外されていたものも仕訳帳に書かなければいけないため、手間はかかります。
しかし複式簿記で処理した青色申告者には、最大で65万円の控除が認められています。
そのため、節税額を大きくしたい人におすすめです。
対象の帳簿に転記する
次に、該当する帳簿へ転記します。
転記とは、仕訳の内容を見ながら他の帳簿に入力する作業です。
現金に関する仕訳があれば「現金出納帳」へ転記し、売掛金に関する仕訳があれば「売掛金元帳」に転記します。
フリーランス（個人事業主）が帳簿を書く時の注意点
フリーランスが帳簿を書く時は注意点があります。
- 対象期間が決まっている
- 申告の種類によって帳簿が違う
- 金額が正しいかを厳しくチェックする
各注意点を詳しく見てみましょう。
対象期間が決まっている
フリーランス（法人除く）の場合、帳簿の対象期間は「1月1日～同年12月31日まで」と決まっています。
年ごとに帳簿を分けなければいけません。
このルールを破ると脱税です。脱税が発覚すると「加算税」と呼ばれるペナルティが発生します。税務署が悪質だと認められると「重加算税」が加えられ、本来の税額（未納になっている税額）+40%の支払いを命じられることも……。余計な税金を支払わないためにも、覚えておきましょう。
申告の種類によって記入しなければいけない帳簿の種類が違う
白色申告か青色申告（65万円控除）かによって、記入する帳簿は異なります。
白色申告の場合は、簡易簿記での記帳が認められています。
対して、青色申告で65万円控除する場合は、複式簿記で記帳しなければいけません。
結果、青色申告者の方が記入する帳簿の種類は多くなります。
帳簿を記入していなかったことが税務署員に発覚すると、控除の取消になって過去の税額が増えることもあります。そのため帳簿の記入はしっかりやりましょう。
金額の間違いに気を付ける
金額間違いにも気を付けてください。
よくあるミスに桁間違いがあります。
たとえば「100,000円」を「1,000,000円」と記帳してしまうパターンです。
この場合、桁が1つ違うだけで90万円もの差になります。
その他に、計上期間にも気を付けてください。
たとえば費用を「半年分」、「1年分」と前払いしている時は、費用を減らす処理が発生します。
例を見てみましょう。
例. 2022年9月1日に、2022年9月1日～2023年8月31日まで（1年分）のインターネット通信費を現金で24万円支払った時の仕訳（複式簿記）
2022年9月1日
（借方）通信費24万円／（貸方）現金24万円
2022年12月31日
（借方）前払費用8万円／（貸方）通信費8万円
2023年1月1日
（借方）通信費16万円／（貸方）前払費用16万円
通信費のうち16万円分は2023年1月1日～同年8月31日までの費用に該当します。
よって、2022年分の費用として扱ってはいけません。
同様に家賃や保険料でも、前払い費用が発生しやすいので覚えておきましょう。
帳簿の記入をラクにする3つの方法
帳簿の記入をラクにする方法もあります。
ここでは、次の3つを紹介します。
- 会計ソフトを活用する
- 税理士に依頼する
- テックビズフリーランスに登録する
会計ソフトを活用する
会計ソフト上に仕訳を入力すれば、自動で各帳簿に転機ができます。
自動で転記する機能を使えば、ご自身で各帳簿に転記する作業がなくなります。
スピーディーに税務処理をしたい人におすすめです。
税理士に依頼する
自分で帳簿を作りたくない人は、税理士に税務処理を委託する手もあります。
税務の専門家が携わるため、税務処理上のミスが起こりづらいです。
しかも自ら税務処理をしなくて良いため、自分の時間を作りたい人にも便利です。
本業に割いたり休憩したりする時間を作りたい人は、作業を委託するといいでしょう。
まとめ
今回は帳簿について紹介しました。
フリーランスである以上、帳簿の記入は義務化されています。
確定申告を行う時も大事な資料となりますので、記帳漏れがないように記録しましょう。
「記帳が向いていない・・・」と言う人は、ぜひテックビズフリーランスに無料で登録してみてくださいね！
①主要簿
②補助簿
①対象期間が決まっている
②申告の種類によって記入しなければいけない帳簿の種類が違う
③金額の間違いに気を付ける
