【保存版】賢いフリーランスのスケジュール管理の秘訣とおすすめのアプリ5選

フリーランスといえば、毎日のスケジュール管理が難しいということがよく聞かれると思います。スケジュール管理は、フリーランスの効率的な業務遂行に不可欠なものです。そこで今回は、スケジュール管理のコツやおすすめのアプリをご紹介します！スケジュール管理を有効的に行うためにも、この記事をお読みください！

・スケジュール管理方法
・スケジュール管理をより効率的に方法
・スケジュール管理で役立つツール5選

自分一人で活動するにあたって、スケジュール管理や時間管理は最も大切なスキルの一つです。

しかし、スケジュール管理や時間管理の能力を身に付けることは意外と難しいものです。

この記事では、スケジュール管理が苦手な方でも簡単にできる、スケジュール管理の秘訣と役立つ5つのツールを紹介します。

ぜひ参考にしてくださいね。

フリーランスのスケジュール管理・時間管理の4つの秘訣

ここでは、フリーランスがスケジュール管理をする際の4つの秘訣を紹介します。

事前にスケジュールを決めておく

規則正しい生活を送る

自分磨きの時間をつくる

スケジュール管理ツールを使う

事前にスケジュールを決めておく

仕事やプライベートのスケジュールは事前に決めておきましょう。
具体例を挙げると、「仕事に充てる時間は〇時～〇時まで」「プライベートの時間は〇時～〇時まで」のような形式で、時間を分けて予定を立てることが大切です。こうすれば、今が仕事の時間かプライベートの時間かを判断しやすくなります。自分で勤務時間を決めて定期的に同じスケジュールを遵守すると、日々のスケジュール管理が容易になります。加えて、仕事ごとに時間の割り当てを決めることも重要です。例えば、以下のような方法が考えられます。

事前に時間割があればあれもこれも中途半端になったり、何からやったらいいか迷う時間がなくなります。
その他に、このような習慣も作っておくといいでしょう。

翌日の予定を前もって確認する

毎日、決まった時間に翌日の予定を確認するとスケジュール漏れを防げます。
確認をする時間帯は遅くても、夕方までには済ませましょう。
早いうちに前日の確認を済ませておけば、万が一漏れがあったとしても対応できる時間が確保されていますので、焦らずに準備ができます。
「翌日のプレゼンテーションで使う資料を準備していなかった」、「翌日納品予定の作品を仕上げていなかった」といった場合も、迅速に取り組めます。

起床後に当日の予定を確認する

当日の予定を確認することも効果的です。前日との二重チェックで、さらに漏れを防げます。
当日のスケジュールに問題がないか確認する意味でも、行った方がいいでしょう。

規則正しい生活を送る

不規則な生活を送ると、生活リズムがくるうことがあります。

生活リズムがくるうと、体のだるさや疲れを感じやすくなったり、記憶力が低下したりする恐れがあり、スケジュールの管理や仕事までもが雑になるかもしれません。

そのような状況を防ぐ意味でも、規則正しい生活を送ることは大事と言えます。

息抜きの時間や十分な睡眠時間をとることも大切です。

関連記事：リモートワークで気を付けたいこと｜成果アップのコツを解説！

自分磨きの時間をつくる

スケジュール管理能力を向上させ、タイムマネジメントのスキルを向上させることは、自己の成長に必要不可欠なことです。本やセミナーなど、学ぶ方法がたくさんありますが、何を身につけたいのかを明確にし、その目標に沿った参考資料を選択することが重要です。

スケジュール管理ツールを使う

スケジュールを管理するにあたり、ツールを使うことは非常に有効です。
現代においては、数多くのスケジュール管理ツールが市場に存在しています。
さらに、中には無料で提供されるツールもあり、利用目的や予算に応じて選ぶことができます。
以下におすすめのスケジュール管理アプリを紹介致します。

スケジュール管理に役立つおすすめツール・アプリ5選

スケジュール管理に役立つツールと言っても様々です。

なかには、どんなツールを選ぶべきか分からない人もいるでしょう。

最後の章では、スケジュール管理に役立つツールを5種類紹介します。

Googleカレンダー

タイムツリー

Team Hack

TeamOn

サイボウズoffice

Googleカレンダー

Googleが提供する無料のスケジュール管理ツールであるGoogleカレンダーは、自分のスケジュール管理はもちろん、他の社員とのスケジュール共有なども簡単にでき、会議日時の設定やシフト管理などに役立ちます。定期的な予定を入れることもできるため、顧客との定例管理にも活用できます。またGoogle Workspaceのメンバーでなくても、無料のGoogleアカウントを持っていれば誰でもGoogleカレンダーを使用できるのでお得です。以下にGoogleカレンダー使用方法のリンクを掲載しておきますので参考にしてみてください。
引用： Googleカレンダーの使い方（crucialworks）

タイムツリー

タイムツリーは、メンバー同士で共有できるカレンダー型のツールです。
1枚のカレンダーに複数の人が書き込む様子をイメージして開発されました。
基本的に無料で利用できます。予定を書き込む時は、グーグルカレンダーと同様に該当する日を選んで入力してください。
履歴が表示される機能も付いていて、履歴の移り変わりも分かります。
しかしタイムツリーは、予定を入れるだけのツールではありません。
各予定にはチャットスペースが設けられていて、コメントや画像のやり取りができるようになっています。
このようなイメージです。

A予定→A予定の参加者同士でチャットができる

B予定→B予定の参加者同士でチャットができる

C予定→C予定の参加者同士でチャットができる

つまり、予定が始まる前から参加者同士でコミュニケーションがとれるのです。
参加者同士でコミュニケーションをとっておけば、お互い緊張せずに予定を進められるかもしれません。

また「キープ」と呼ばれるメモ機能が付いているのも特徴です。
日時が決まっていない予定を入力したり、ToDoリストを作成したりできます。
カレンダーの予定を確認しつつ、メモ帳代わりとしても使えるので便利です。
サービスサイト： TimesTree

TeamHack

TeamHackは、チームの業務を管理するために開発されたタスク管理機能ツールです。
タスクの完了度や期限切れのタスクが表示される機能もございますので、タスクの状況を把握したい人にピッタリです。

しかも、TeamHackにはタスク管理以外の機能も付いています。
情報共有をしたり、作業時間を測ったり、仕様書をメンバー同士でシェアしたりする機能などが1つのツールに集約されています。

サービスサイト：TeamHack

TeamOn

Teamonも、チームの業務を管理するために開発されたスケジュール・タスク管理ツールです。
タイムツリーと同じく予定ごとにチャットスペースが設けられており、参加者同士でチャットや画像のやり取りができます。
チャット上で使えるスタンプもございますので、POPな感じでコミュニケーションをとりたい時にもいいでしょう。

また、オンライン上でお互いの顔を映した状態で会話できる、ビデオチャット機能が付いていますので電話代わりにも使えます。
スケジュール・タスクの管理＆通話を1つのツールで行いたい人におすすめです。

サービスサイト：TeamOn

サイボウズoffice

サイボウズofficeは、チームのタスク管理で使うグループウェアです。
ワークフローやタイムカード、メールなど様々な機能が付いています。
今までに累計で6万5,000社以上の企業に導入された実績があります。

最低５ユーザーの契約が必要ですが、1ユーザーにつき毎月（税抜）500円～利用できます。
なお製品のタイプは、パソコンにダウンロードして利用する「パッケージ版」と、オンライン上で利用する「クラウド版」の2種類です。

オンライン上や電話で導入の相談も受け付けていますので、気になる人は問い合わせてみてはいかがでしょう。

サービスサイト：サイボウズoffice

スケジュール管理は稼げるフリーランスになる第一歩

スケジュール管理が重要なのは、時間を有効に使えるからです。時間を有効に使える人は、仕事を効率的に進めたり、スキルアップに取り組む時間を確保できます。また、自分のスケジュールを把握しておけば、スキマ時間を利用したり、無駄な時間を減らしたりなど、自分で調整することができます。

そのためスケジュール管理を身につけることは、フリーランスにとって成功への第一歩です。

フリーランスには、会社員とは異なり管理者がいません。スケジュール管理が苦手だと、無駄な時間が生じてしまいがちです。短期的なスケジュールのズレは小さくてすみますが、「1年、3年、5年」というスパンで考えると、影響は大きくなります。フリーランス業を始めて数年が経過してから、後悔しないために、スケジュール管理能力は最低限身に着けておきましょう。

スケジュール管理ができないと起こること

最後に、スケジュール管理ができないと起こることを見ていきましょう。

仕事の予定を忘れる

仕事の打ち合わせや会議、納期などを正確に把握せず、期日を遅らせてしまうことは、業務の円滑な進行に大きな障害となります。クライアントに余計な調整の手間をかけることになったり、他の打ち合わせをリスケジュールしたり、チームメンバーに作業の日程変更を依頼したりすることは、クライアントの信頼を失う原因となります。さらに、巨額の損失が発生すれば、訴訟問題に発展する可能性もあります。したがって、正確なスケジュール管理を行い、期日を守ることが重要です。

自分のタスク状況を把握できなくなる

スケジュールを管理できないと、自分のタスクの状況や仕事の詰まり具合を正確に把握することができなくなります。この状況に陥ると、本来とるべきではない行動を取ってしまい、仕事が忙しいにも関わらず時間を無駄にしてしまうこともあります。

人からの信頼を失う

最終的には人からの信頼を失います。

たとえばクライアントとの打合せの予定を事前連絡なしに不参加となると、クライアントに悪い印象を与え、最悪の場合、契約解除を言い渡されるかもしれません。

そのことが原因で収入が減り、生活が苦しくなるかもしれません。自暴自棄に突入したり、ずさんな生活を送ったりすることになれば悪循環です。

収入を維持するためにもスケジュール管理を徹底して、人からの信頼を失わない行動を取るべきだと言えます。

まとめ

スケジュールの管理について解説しました。
ポイントはこちらです。

✓スケジュール管理をする秘訣
①事前に予定を決めておく
②規則正しい生活を送る
③自己成長の時間をつくる
④ツールを使う

✓スケジュール管理に役立つツール
①Googleカレンダー
②タイムツリー
③TeamHack
④TeamOn
⑤サイボウズoffice

スケジュール管理能力はフリーランスの強みになります。

ぜひツールを活用しながら、効率的にスケジュールを管理してみてください。

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