フリーランスはビジネスカードで経費管理するべき！？その理由についても解説

・ビジネスカードは経費の管理に役立つのか
・ビジネスカードをどのように利用すれば良いのか
・経費の計上について詳しくなくても問題ないのか

ビジネス界で経費管理の重要性は広く知られていますが、一方でビジネスカードを導入していない方も少なくありません。今回は、このビジネスカードが経費管理にどのように役立つのかについて探求してみましょう。さらに、その便利な活用法や効果的なコツもご紹介します。

経費管理にビジネスカードが便利な理由

ビジネスカードで経費管理をすると便利な理由は、税務処理の簡略化・効率化になるからです。
現金払いと比べるとビジネスカード払いには、このようなメリットがあります。

1. 領収書の保管の手間が、かからない
2. カード会社のオンライン上で支払い状況を確認できる
3. 経費管理に関するサービスを割安で利用できる場合がある

経費管理がラクになるビジネスカードの使い方は複数あります。
ここでは、経費管理が便利になる使い方を見てみましょう。

経費の一括管理

ビジネスカードを使用することで、支出内容がカード会社のウェブサイト上（マイページ内）にデータとして記録されるメリットがあります。さらに、このデータは会計ソフトに簡単に一括移行できるため、経費を一元的に管理する際に大いに利益をもたらします。また、ビジネスカードで支払った取引内容は、カードの明細書が手元になくても、一部のカード会社を除いて、インターネット上で確認可能です。

このため、外出先で財務資料にアクセスできない状況でも、支払い履歴を確認したい場合にも、ビジネスカードは非常に便利です。さらに、カードの不正利用や無駄な支出をチェックしたい際にも、役立つツールと言えるでしょう。支払い状況の把握や支出の妥当性確認に関して、手軽な方法を提供しています。

従って、ビジネスカードの利用は経費管理の効率化に寄与するだけでなく、支出の透明性を高めることにも繋がります。データの簡単なアクセス性と不正行為の早期発見の可能性は、ビジネス活動において信頼性と効率性を向上させる重要な手段です。

確定申告がカンタンになる

確定申告の際も、特定のビジネスカードを利用して経費を支払っておくことで、カード会社のウェブサイト上で経費支払内容を容易に確認できる利点があります。つまり、経費漏れの可能性を低減する効果があります。経費の見落としを回避することで、過少に経費を計上することもなくなり、余計な税金を支払う必要がなくなります。

さらに、ビジネスカードの利用と会計ソフトの連携によって、税務処理の手間も軽減されます。ビジネスカードで行った決済データが会計ソフトに自動的に反映されるため、手動での入力作業が省かれます。つまり、簿記の知識が限られている人でも、法人カードを使用して支払いを行えば、簡単に経費の記録ができるというわけです。

このような仕組みによって、経費の管理や確定申告の際の手間が軽減され、正確な経費計上が行えるようになります。従って、ビジネスカードの活用は、経費管理の効率化だけでなく、税金対策においても重要な戦略と言えるでしょう。

経費入力・申請を半自動仕訳

経費を現金払いした場合、仕訳を作成する時は取引先や金額など、全てのデータを自分で入力しなくてはいけません。

会計ソフトでは、ビジネスカードで支払った経費の内容を、半自動で仕訳することも可能です。
半自動仕訳とは、ビジネスカードで支払ったデータを会計ソフト上に反映させて仕訳を行う方法のことです。勘定科目も自動で入力される会計ソフトを利用すれば、経理初心者でも仕訳の作成がしやすいです。

なお、半自動仕訳の一般的な流れは、下記の通りです。

1. ビジネスカードで支払った内容を会計ソフトに反映させる
2. 会計ソフト上で必要な操作のみを行う（仕訳で必要なデータの一部が入力済）
3. 会計ソフトに入力した仕訳が保存される

会計ソフトのfreeeとマネーフォワードなどは、面倒な1年分の経費の入力も、銀行口座やクレジットカードを同期すれば自動で入力できます。日付や金額だけでなく、勘定科目を推測して自動入力してくれるので大幅に手間を省くことができます。

ただし、会計ソフトやビジネスカードが同期に対応していない場合があるため、ビジネスカードを作成する時は、ご利用の会計ソフトで同期できるか確認した方がいいでしょう。

利用明細を領収書の代わりにできる

領収書やレシートの代わりに、利用明細を経費計上時の証拠として利用するのも便利な使い方です。
明細書を活用すれば、このような効果が期待できます。

保管枚数を減らせる（明細の場合は1枚の紙に複数の決済履歴が載っているため、レシートよりも保管する枚数が少なくなる可能性が高い）

再発行がラク（カード会社はオンライン上にて明細の印刷・再発行申込ができる場合が多い）

1カ月で使用した合計額が明細に載っているため、毎月の支払額を瞬時に把握できる

保管の手間や紛失した時のリスクを考えると、利用明細を領収書の代わりにする方がいいといえます。ただし、過去の利用明細書を発行する時にさかのぼれる期間は、カード会社ごとで違うため、ご注意ください。

関連記事：領収書がなくても経費計上できる！？代用方法5つ紹介

ビジネスカードを有効活用するコツ

ここでは、ビジネスカードを有効活用するコツを見てみましょう。

支払口座を事業用の口座に設定

支払口座を事業用の口座に設定すると、複数のメリットがあります。
メリットは、ご覧の通りです。

プライベートの費用と経費の分別がラク

事業用の口座には、プライベートの支払で発生した費用が載っていません。経費が支払われている口座がすぐに分かります。
プライベートの費用と経費を分別する手間が、かからずに済むため税務処理時間の短縮が期待できるでしょう（プライベートの支払口座で経費を支払わないことが前提です）。

取引先からの信用を得られる

カードの審査時に、カード会社から信用を得やすいのもメリットです。屋号入りの事業用口座に設定すれば、事業を行っている証明にもなります。
そのため、個人用口座に設定した場合と比べて、カード審査に通過できる確率は上がるでしょう。

経費利用で貯まったポイントは他のポイントに還元

ビジネスカードで経費を支払って貯めたポイントを、他のポイントに還元すれば節約になります。
たとえば、このようなイメージです。

●●カードのポイントをマイルに交換して、出張の交通費を節約した

××カードのポイントをコンビニで使えるポイントに交換して、消耗品を買った

△△カードのポイントをマイルに交換。そのマイルを、さらに家電量販店で使えるポイントに交換して備品を買った

上記のような感じでポイントを使うと、経費の節約につながります。
なお、他のポイントに還元する時は、これらのことに気を付けましょう。

還元率を確認

ポイントの還元率は異なることがあります。例えば、100ポイントで他のポイントを1000ポイントに交換できる場合もあれば、同じ100ポイントでも200ポイントしか交換できない場合もあります。また、他のポイントとの交換を経てからお目当てのポイントと交換することで、より高い還元率を得るケースも存在します。

ポイントを最大限お得に活用するためには、いくつかのステップを踏むことが重要です。まず、異なるポイントプログラム間の交換レートや特典を比較検討することが大切です。例えば、他のポイントを経由してお目当てのポイントに交換することが、より高い還元率をもたらす場合があります。このような交換の組み合わせによって、ポイントの価値を最大限に引き出すことができます。

さらに、ポイントの有効期限や利用条件も確認しておくことが必要です。ポイントを無駄に失うことなく、効果的に活用するためには、交換や利用のタイミングを考慮することが重要です。定期的にポイントプログラムの情報をチェックし、最新の情報を把握することで、よりお得な交換方法を見つけることができます。

総じて言えることは、ポイントの活用においては情報収集と比較検討が不可欠です。どのステップを踏んでポイントを交換するかを検討し、最大限の利益を得るために努力することが、効果的なポイントの活用につながるでしょう。

利用可能店舗を確認

還元率の高いポイントで交換することは魅力的ですが、実際には普段利用しない店舗のポイントだと、使用機会が限られているため、ポイントの期限切れや失効のリスクが高まる可能性があります。このため、ポイントを交換する前に、自身がそのポイントを実際にどのように利用する予定があるかを検討することが重要です。

特に地方に住んでいる場合は、都会と比べて店舗が少なく、利用可能な店舗が限られている可能性があります。このような状況下では、ポイントを有効に活用するのが難しくなるため、ポイントを交換する際には注意が必要です。ポイントを利用できる店舗が近くに存在するかどうかを確認し、交換したポイントを実際に使えるかどうかを考慮することが大切です。

ポイントの有効期限も把握し、利用可能な店舗を見つけることができるかどうかを考える際に重要な要素です。ポイントを有効に活用するためには、自身の生活スタイルや利用頻度に合ったポイントを選ぶことが、無駄な失効を避けるために必要です。

結論として、ポイントを有効に活用するためには、還元率だけでなく、自身の利用予定や地域の店舗事情を考慮することが重要です。ポイントの失効を防ぐためにも、慎重な計画と選択が求められます。

還元するタイミングを考える

還元するタイミングによって、交換できるポイント数が異なる場合があるからです。
たとえば、以下のようなケースです。

5,000Pの場合は、5,000Pと交換。10,000Pでは、15,000Pと交換できる。

〇月〇日以降のポイント交換は、還元率が1％から0.5％に下がる。

支払利用額が〇〇円以上の人は×月△日までは1%。それ以下の支払利用額の場合は、×月△日以降0.5%に下がる。

このように、ポイントを還元するタイミングによっては損をします。
ビジネスカードで貯めたポイントを無駄にしないためにも、還元するタイミングは、しっかりと考えましょう。

見える化でキャッシュフローの改善

ビジネスカードを使用すれば、カード会社のオンラインプラットフォーム上で決済内容を簡単に閲覧できます。このことにより、キャッシュフローの改善に大いに寄与するでしょう。さらに、支払い額は毎月特定の日に一括して引き落とされるため、支出の多い月や支払いのタイミングを容易に把握できます。このため、事業の財務分析にも非常に便利なツールとなります。

さらに、決済内容が後払いになっているケースや、支払い時に振込手数料が発生するケースもあるため、キャッシュフローを適切に管理する必要があります。ビジネスカードの利用は、このような状況においても有用です。ビジネスカードを使うことで、支出のタイミングや手数料などを事前に把握し、キャッシュフローに余裕を持たせることができます。
このようなメリットから、事業運営においてビジネスカードは非常に有益な道具です。キャッシュフローの管理や支払いプロセスの透明性を高めるだけでなく、財務分析や戦略立案においても有効に活用できます。特に資金の適切な配分や予算の調整を重要視する経営者にとって、おすすめの選択肢と言えるでしょう。

フリーランスはビジネスカードを持っておこう！

フリーランスや個人事業主の方も、しっかりと帳簿を付けることが求められます。特にオンライン上で決済データを保存する際には、ビジネスカードの決済内容を会計ソフトに簡単に移行できることが、煩雑な作業を効率化する点で非常に便利です。

ビジネスカードを持つことで、決済データを会計ソフトに自動的に取り込むことができます。これにより、手作業でのデータ入力や整理が大幅に削減され、正確な帳簿管理が容易になります。また、会計ソフト上でデータを一元管理できるため、収支の把握や経費の精算もスムーズに行えます。

ビジネスカードの保有は、日々の経営業務を効率化し、正確な帳簿管理を実現する手段として非常に価値があります。自身のビジネスにおいて時間とエネルギーを最大限に活用するためにも、ビジネスカードを活用することを強くおすすめします。

さらにビジネスカードには、フリーランスや個人事業主向けのサービスも付いていて、事業で活用できます。
たとえば、このようなサービスです。

会議室やシェアオフィスを割安料金で使える

接待時に使うレストランが割安料金で使える

弁護士費用が割安になる

カードに付いているサービスを上手く使えば、経費を抑えたり事業をスムーズに進めたりできる場合もあるため、さまざまな面で恩恵を受けられるでしょう。

テックビズゴールドカードも税務代行サービスなど様々なサービスがありますのでチェックしてみてください。

関連記事：3分で作れるテックビズゴールドカード！申し込み方法と作り方

まとめ

ビジネスカードが経費管理に役立つ理由を中心に紹介しました。
今回の内容をまとめると、このような形になります。

✓ビジネスカードが経費管理に役立つ理由
①経費の一括管理が可能
②経費入力・申請を半自動仕訳できる
③領収書の代わりに、利用明細で代用できる

✓ビジネスカードを有効に活用する方法
①支払口座を事業用の口座に設定
②経費利用で貯まったポイントは他のポイントに還元
③見える化でキャッシュフローの改善

ビジネスカードを活用すれば、労働コストや事業で発生するコストを浮かせられる可能性があります。ぜひ、ビジネスカードを作って事業の運営をしてみては、いかがでしょうか。

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